La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment la Clinique Familiale des Hauts-Bois/GMF Marguerite-D’Youville, recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.
Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.
La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web.
En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.
1. À propos de nous
Voici nos informations d’identification complètes :
Clinique Familiale des Hauts-Bois-GMF Marguerite-D’Youville
2105 boul Armand-Frappier Suite 301, Sainte-Julie, J3E 3R6
N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.
Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel : gestionnaire@gmfmd.ca ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut.
Au sein de notre clinique nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :
Daphnée Côté-Nadeau, gestionnaire et responsable de la protection des renseignements personnels.
Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels (y compris nos étudiants et nos stagiaires).
2. Définitions importantes
Dans la Politique on entend par :
« Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
3. Comment allons-nous traiter vos renseignements personnels
| Comment collectons-nous vos renseignements personnels | Par téléphone, par courriel et en présentiel lors de votre visite/consultation. |
| Quels sont les renseignements personnels que nous collectons | Nom, prénom, RAMQ, Adresse, téléphone, dossier médical à la demande de votre médecin. |
| Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels | Vous, DSQ, établissement de santé à la demande de votre médecin. |
| Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels? | Pour nous assurer d’avoir toutes les informations nous permettant de vous offrir le meilleur suivi médical possible |
| Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels? | Vous avez pleinement le droit de ne pas accepter de nous transmettre certains renseignements personnels. Cependant, les informations demandées nous aident à vous offrir les meilleurs soins possibles. |
| Qui aura accès à vos renseignements personnels? | Médecins, infirmières, secrétaires médicales ou tout autres professionnels de la santé travaillant à la clinique familiale des hauts-bois. |
| Quelles sont les catégories de personnes qui pourront utiliser les renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions. | Médecins, infirmières, secrétaires médicales ou tout autres professionnels de la santé travaillant à la clinique familiale des hauts-bois. |
| Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers? | Avec votre signature, par fax ou via envoi postal. |
| Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels | Nos dossiers médicaux sont bien protégés mais, comme pour tout système, une fraude ou des vols de renseignements restent théoriquement possibles. Les personnes qui ont accès à vos données sont tenues de protéger vos informations personnelles et d’en assurer la confidentialité. Nous nous engageons à intervenir rapidement si ceci n’est pas fait. |
| Où allons-nous conserver vos renseignements personnels? | Auprès des serveurs informatiques de notre logiciel informatique. |
4. Quels produits technologiques utilisons-nous?
| Nom du logiciel | Nom du fournisseur | Utilités |
| Myle | Medfar | Dossier médical informatisé |
| Clé DSQ | RAMQ | Dossier médical informatisé |
| Croo | Bria | Téléphonie IP |
5. Mesures de sécurité et risques inhérents
Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.
Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.
6. Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions
6.1 En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves
Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.
Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.
6.2 Forces de l’ordre
Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.
Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants: 1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne; 2° nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.
7. Vos renseignements personnels sont-ils transférés à l’extérieur du Québec?
Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec.
8. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?
La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :
- Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
- Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
- Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus.
- Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
- Plainte : : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : https://www.cai.gouv.qc.ca/formulaires-et-lettres-types/pour-les-citoyens/
- Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.
9. Comment utilisons-nous les témoins de navigation?
Notre site web utilise des témoins de navigation pour collecter des statistiques de fréquentation non nominatives.
10. Sites de tiers
Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.
Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.
11. Décisions entièrement automatisées
Nous n’utilisons pas cette technologie.
12. Technologies d’identification, de profilage, ou localisation
La clinique n’a pas recours à ce type de technologies.
13. Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnels?
Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.